politique de confidentialité

CONSTRUCTION MICHEL GAGNON LTÉE

Construction Michel Gagnon ltée (« MG Construction », « nous » ou « notre ») est résolu à protéger les renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de ses activités. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit en termes simples et clairs la manière dont nous respectons nos obligations en matière de protection des renseignements personnels et plus spécifiquement nos pratiques à l’égard de la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de vos renseignements personnels. Notre responsable de la protection des renseignements personnels (le « Responsable PRP »), dont les coordonnées complètes se trouvent à l’article 9, veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Politique.
Afin d’assurer la mise en œuvre de la Politique, soyez assurés que nous avons mis en place des pratiques internes concernant la gestion de vos renseignements personnels. Ces pratiques incluent notamment des encadrements concernant :

La sécurité de vos renseignements personnels;
La gestion et la prévention des incidents de confidentialité;
La réalisation d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
La conservation de vos renseignements tout au long de leur cycle de vie.

Notre engagement envers vous est clair :

Faire preuve de concision, de clarté et de transparence;
Obtenir votre consentement lorsque nécessaire;
Vous permettre d’exercer vos droits concernant vos renseignements personnels;
Protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

Notre Politique a été élaborée en conformité avec les lois applicables en matière de protection de la vie privée, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1 et les autres lois provinciales similaires. Vous pouvez en télécharger une copie au long dans un format PDF ici.

1. À QUI S’ADRESSE NOTRE POLITIQUE?

La Politique s’applique aux renseignements personnels recueillis dans le cadre de toutes nos activités, incluant les renseignements personnels que nous recueillons à l’égard de nos, clients employés et de tous candidats à un emploi chez nous. Elle s’applique notamment aux renseignements personnels recueillis lorsque vous visitez notre site Web et lorsque vous nous contactez par tout autre moyen de communication ou que vous vous déplacez à nos bureaux ou à l’un de nos points de services. La Politique s’applique donc, par exemple :

À nos employés actuels et aux candidats à un emploi chez nous;
À nos clients passés, actuels et futurs qui sont des personnes physiques;
Aux employés et autres personnes physiques au sein de nos clients passés, actuels et futurs qui sont des organisations;
À tous les utilisateurs de notre site Web;
À toutes autres personnes entrant en communication avec nous.

Toutefois, sachez que vous demeurez responsable de la protection de vos renseignements personnels lorsque vous consultez le contenu d’autres sites Web tiers. Notre Politique ne s’applique pas à la collecte, à l’utilisation, à la communication ou à la conservation de vos renseignements personnels par d’autres sites Web, même si certains liens sur notre site Web pourraient vous permettre d’accéder au contenu d’autres tiers. Nous ne sommes pas responsables de leur politique relative à la protection des renseignements personnels et nous vous encourageons à lire les avis ou politiques relatifs à la protection des renseignements personnels régissant ces tiers.

Lorsque vous agissez pour le compte d’une organisation dans le cadre de vos interactions avec nous, pour fins d’alléger le texte nous utilisons les vocables « vous », « votre » et « vos » pour vous désigner et également référer à votre organisation.

2. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ET POUR QUELLES FINS?

Un renseignement personnel signifie tout renseignement concernant une personne physique et permettant de l’identifier directement ou indirectement, qu’il soit pris séparément ou combiné à d’autres renseignements. Pour plus de clarté, est un renseignement personnel tout renseignement qui permet d’identifier :

directement une personne, par exemple une photocopie d’une pièce d’identité gouvernementale, un numéro d’assurance sociale; ou
indirectement par la combinaison de plusieurs éléments spécifiques, par exemple un le poste occupé dans l’organisation accolé au nombre d’années de service et au degré de scolarité.

Sachez que nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires dans le cadre de nos activités, par exemple afin de vous offrir nos services ou de gérer votre relation d’emploi avec nous. Vous trouverez ci-dessous les catégories de renseignements personnels que nous recueillons ainsi que des exemples pour chacune des catégories. Ces renseignements sont tous recueillis pour une finalité spécifique détaillée ci-après.

Sauf dans les cas prévus par la loi, si nous devons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles mentionnées dans la Politique, nous obtiendrons votre consentement avant d’utiliser ces renseignements.

Nous recueillons vos renseignements personnels, dans les limites autorisées par la loi afin de :

DANS UN CONTEXTE D’EMPLOI

2.1 Gérer notre relation de travail avec vous

Tout au long de votre relation avec nous, nous traiterons vos renseignements personnels afin de gérer adéquatement la relation de travail et votre contrat de travail en fonction notamment de nos obligations contractuelles, des besoins de notre entreprise ou encore selon vos besoins en tant qu’employés. À ce titre, cela pourra inclure les activités suivantes :

Gérer le versement de la paie;
Procéder aux évaluations de performance;
Administrer les régimes d’avantages sociaux et de retraites;
Mettre fin au contrat de travail;
Surveiller, documenter et traiter le respect de nos politiques ou procédures, de tout contrat pertinent et/ou des lois applicables; et développer, améliorer et maintenir nos programmes d’apprentissage et de développement;
Déduction et versement des cotisations syndicales.

À ce titre, nous recueillons par exemple vos coordonnées bancaires dans le cadre du traitement de la paie ou encore les coordonnées d’urgence de l’un de vos proches en cas d’accident. Nous pouvons recueillir également des informations relatives à vos cartes de compétence et à vos certificats de formation par exemple.

Après la fin de votre emploi, nous utilisons certains de vos renseignements pour répondre à nos obligations légales (par exemple, celles relatives à la fiscalité ou à la Commission des normes de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail) et être en mesure de déterminer notamment si nos relations se sont bien terminées afin de savoir s’il est opportun de vous réembaucher, le cas échéant, si vous en faites la demande.

2.2 Se conformer à nos programmes et politiques internes

Nous mettons plusieurs programmes et politiques en place notamment pour le bien-être de nos employés, le recrutement de nouveaux talents, l’utilisation acceptable des technologies de l’information, la gestion du télétravail et en matière de diversité et d’inclusion. Afin d’assurer la mise en place et la gestion de ses programmes et politiques ainsi que de veiller à leur application et leur amélioration, nous utilisons certains de vos renseignements personnels, par exemple votre rémunération, votre type de poste et votre sexe ou votre genre.

2.3 Recruter de nouveaux candidats

Lorsque vous déposer votre candidature dans le cadre d’un emploi chez nous ou dès que vous entrez en contact avec nous ou avec l’un de nos représentants dans un contexte de recrutement ou de dotation, nous collectons les renseignements personnels nécessaires afin de répondre à vos questions ou afin d’évaluer votre candidature par exemple. À ce titre, nous pouvons par exemple :

Procéder à des vérifications préalables à l’emploi (vérification des conflits d’intérêts, vérifications du casier judiciaires, vérifications de vos références, etc.);
Vous questionner quant à vos attentes salariales et quant aux conditions de travail attendues.

Dans l’atteinte de cette finalité, nous recueillons par exemple des informations liées à votre formation et à votre éducation ou encore à vos antécédents professionnels, les renseignements que vous nous avez divulgués dans votre curriculum vitae ainsi que toute autre information nécessaire en vertu de la législation applicable dans le secteur de la construction.

2.4 Satisfaire nos obligations légales et réglementaires

Dans l’exploitation de notre entreprise, nous devons nous conformer à certaines obligations légales et réglementaires, notamment celles applicables dans le secteur de la construction. Nous avons donc l’obligation de recueillir vos renseignements afin de, par exemple :

Nous conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu;
Nous défendre en cas de réclamations ou de demandes en justice;
Nous conformer à nos obligations en matière de santé et de sécurité.

À titre d’exemple, il nous est nécessaire de recueillir le numéro d’assurance social de nos employés, ce dernier étant requis dans un contexte de déclaration fiscale.

DANS TOUT AUTRE CONTEXTE

2.5 Vous identifier ou vous authentifier

Lorsque nous souhaitons vous inscrire en tant que nouveaux clients ou employés, nous avons besoin de certains renseignements afin de vous identifier. Ces informations serviront notamment à retrouver votre dossier et à nous assurer que vos informations sont associées à votre compte lorsque vous communiquer avec nous par exemple.

Dans l’atteinte de cette finalité, nous recueillons principalement des renseignements d’identité et des coordonnées, par exemple, votre nom, prénom, votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone. Si vous agissez pour une organisation, nous recueillons non seulement des informations relatives à votre organisation, lesquelles ne sont pas visés par cette politique, mais également certains renseignements relatifs à des personnes contacts au sein de celle-ci, lesquels sont des renseignements personnels visés par cette politique.

2.6 Vous fournir nos services

Lorsque vous faites affaire avec nous, il nous est nécessaire de traiter certains de vos renseignements afin notamment de vous conseiller adéquatement en fonction de vos besoins, de répondre à toutes interrogations que vous pourriez avoir, de traiter vos plaintes et de vous assister dans toutes vos démarches.

Dans l’atteinte de cette finalité, nous recueillons principalement des renseignements relatifs à vos besoins, à votre entreprise ou encore des renseignements relatifs à la facturation de nos services.

2.7 Communiquer avec vous

Dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous, il est possible que nous devions communiquer avec vous de temps à autre, par exemple afin de vous informer de changements importants applicables à nos services ou de modifications apportées à nos Termes et conditions ou à notre Politique de confidentialité.
Pour ce faire, nous recueillons et utilisons principalement des renseignements relatifs à votre identité et vos coordonnées.

2.8 Satisfaire nos obligations légales et réglementaires

Dans l’exploitation de notre entreprise, nous devons nous conformer à certaines obligations légales et réglementaires. Nous avons donc l’obligation de recueillir vos renseignements afin de nous conformer à certaines exigences fiscales par exemple.

3. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

La plupart du temps, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous (par téléphone, par l’entremise de nos représentants ou lorsque vous vous déplacer à nos bureaux par exemple). Il existe toutefois des situations où il est possible que nous recueillions vos renseignements personnels auprès d’autres sources, après avoir obtenu votre consentement ou dans la mesure prévue par la loi :

Auprès d’autres tiers afin de nous aider à vous servir ou à vous protéger, par exemple :
- D‘autres entités affiliées à notre groupe;
- De nos partenaires commerciaux;
- Des agences d’évaluation du crédit;
- De votre ancien employeur.
Sur des registres publics, par exemple :
- Les plumitifs civils et pénaux.

4. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous sommes résolus à protéger les renseignements personnels en notre possession conformément aux standards de notre industrie. Pour ce faire, nous mettons en place les mesures de sécurité raisonnable afin de protéger vos renseignements personnels face à la perte, le vol, l’accès non autorisé, la communication et l’utilisation non autorisée. Nos mesures de sécurité sont adaptées notamment en fonction de la quantité de renseignements personnels et de la sensibilité de ceux-ci.

TYPES DE MESURE

TYPES DE MESURE	EXEMPLES DE MESURES
Mesures techniques	Utilisation de mot de passe interne robuste; Authentification à deux facteurs; Chiffrement des données; Journalisation des accès; Outil de détection des fuites de données (DLP); Encryption au repos; Dépersonnalisation.
Mesures administratives	Gestion des accès basée sur le « besoin de savoir »; Politiques internes et formations sur la protection des renseignements personnels; Nos employés sont liés par des engagements de confidentialité qui survivent à leur fin d’emploi.
Mesures matérielles	Verrouillage des classeurs; Accès aux bureaux limités; Caméras de surveillance.

Notez cependant que la transmission de renseignements personnels par Internet n’est jamais complètement sécuritaire. Même si nous mettons en place tous ces moyens afin de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements personnels transmis par Internet. Vous choisissez de transmettre de l’information par ce canal à vos risques et péril. Si vous désirez nous transmettre des renseignements sensibles, communiquez avec nous avant de le faire afin que nous puissions vous offrir un canal de transmission sécuritaire.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis ou si vous avez des craintes à ce sujet, nous vous invitons à contacter notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

5. À QUI POUVONS-NOUS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Au sein de notre entreprise, l’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés pour qui il est nécessaire d’y avoir accès dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions. Ces derniers sont sensibilisés à la protection des renseignements personnels et des politiques sont en place afin d’en assurer la protection.

Toutefois, il est possible que nous communiquions certains de vos renseignements personnels à l’extérieur de notre entreprise. Soyez assurés que nous exigeons que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels respectent les standards prévus par la loi ainsi que les mesures de sécurité nécessaires à la protection de vos renseignements personnels. Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels et nous les communiquons uniquement dans les cas prévus par la loi ou lorsque nous avons obtenu votre consentement.

5.1 À nos fournisseurs de service et partenaires

Afin de réaliser certaines finalités décrites dans la Politique, nous faisons affaire avec des fournisseurs de service à qui nous pourrions communiquer ou donner accès à vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leur contrat de service.

Cependant, soyez assurés que nous mettons en place des contrats écrits avec nos fournisseurs de service notamment afin de :

Garantir la confidentialité de vos renseignements personnels;
S’assurer que les renseignements sont utilisés uniquement pour l’exécution du service;
S’assurer que le fournisseur ne conserve aucun renseignement personnel lorsque cela n’est plus nécessaire à l’exécution du service, sous réserve de ceux contenus dans des systèmes de sauvegarde qui seront supprimés selon le cycle de suppression prédéterminé par le fournisseur;
S’assurer que le fournisseur de service communique avec nous immédiatement dans l’éventualité de la survenance d’un incident de confidentialité ou de toutes tentatives à cet effet.

Les catégories de fournisseur de service avec qui nous faisons affaire comprennent les suivantes :

Services informatiques et techniques;
Système de traitement de la paie;
Firmes comptables
Firmes d’avocats;
Service d’impression;
Service de sécurité et de caméras de surveillance;
Service de livraison du courrier;
Développeur d’application;
Service d’hébergement infonuagique;
Agences d’évaluation du crédit.

5.2 À nos différentes entités légales du même groupe

Il est possible que nous communiquions certains de vos renseignements personnels à d’autres entités légales appartenant à notre groupe lorsque cela est nécessaire afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires décrites à l’article 2.5 et afin de vous offrir nos services.

Certaines opérations de notre entreprise sont prises en charge par d’autres entités de notre groupe corporatif. Les mêmes mesures de protection que celles indiquées à cette Politique sont mises en place au sein de ces entités.

5.3 À des tribunaux, des autorités chargées de l’application des lois, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs

Plus spécifiquement, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels pour donner suite à un mandat de perquisition, pour répondre à un organisme d’enquête, pour donner suite à une ordonnance du tribunal, si nous croyons que la communication est indispensable afin de respecter les lois applicables, si la loi l’exige, dans le cadre de l’exercice d’une réclamation en justice ou pour faire valoir un moyen de défense.

5.4 À d’autres entités tierces

Nous devons parfois communiquer vos renseignements personnels à d’autres tiers dans certaines éventualités spécifiques, toujours dans les limites autorisées par la loi ou après avoir obtenu votre consentement, par exemple :

Dans le cadre d’une transaction commerciale (une fusion, une acquisition par une autre entreprise, l’obtention d’un prêt ou d’un financement par exemple);
En cas d’insolvabilité ou de faillite;
À des agences d’évaluation du crédit;
À des clients, par exemple institutionnels, dans le cadre de procédure d’accréditation de sécurité et d’accès.

6. VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PEUVENT-ILS ÊTRE COMMUNIQUÉS OU CONSERVÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC OU DU CANADA?

Oui. Il est possible que les sous-traitants avec qui nous faisons affaire ainsi que les autres tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels exercent des activités à l’extérieur du Québec et du Canada.

Dans tous les cas où nous communiquons vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, nous nous assurons que vos renseignements personnels sont traités de manière sécuritaire et en conformité avec la présente Politique et qu’une entente écrite existe avec la tierce partie relativement au traitement de vos renseignements personnels. De plus, avant de communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d’évaluer notamment les risques inhérents à la communication ainsi que le régime juridique applicable de l’État où vos renseignements seraient communiqués.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés uniquement pendant la période nécessaire pour satisfaire aux finalités prévues à l’article 2 de la Politique ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Nous avons mis en place des procédures et politiques internes afin de nous assurer que vos renseignements personnels soient assujettis à un calendrier de conservation déterminé et qu’ils soient détruits de manière sécuritaire.

Pour toutes questions concernant la conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre Responsable PRP aux coordonnées prévues à l’article 9.

Tel que mentionné à la section précédente, il est possible que vos renseignements personnels soient conservés à l’extérieur du Québec et du Canada. Nous vous assurons que le lieu de conservation de vos renseignements personnels n’affecte pas la protection et la sécurité de ceux-ci. Nous vous renvoyons à l’article 4 pour plus de détail.

8. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

8.1 Accès à vos renseignements personnels

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous conservons à votre sujet ou de consulter ceux-ci. Vous pouvez exercer votre droit d’accès en communiquant avec notre Responsable PRP aux cordonnées fournies à l’article 9. De plus, notez également que :

L’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, nous pouvons toutefois exiger certains frais d’administration aux fins de la transcription, la reproduction, la transmission de vos renseignements personnels aux si vous souhaitez des copies supplémentaires. Nous vous informerons de ces frais le cas échéant avant de donner suite à votre demande;
Nous répondons généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivants la réception de toute information nécessaire. Lorsque nous ne sommes pas en mesure d’accorder l’accès, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, nous vous en informerons par écrit.

8.2 Rectification vos renseignements personnels

Si vous considérez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, vous pouvez les rectifier en communiquant avec notre Responsable PRP aux cordonnées fournies à l’article 9. Il est de votre responsabilité de nous informer de tout changement dans vos renseignements personnels afin que nous puissions nous assurer de maintenir vos renseignements personnels à jour.

8.3 Obtenir des renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’obtenir des informations supplémentaires liées au traitement de vos renseignements personnels. Si vous ne trouvez pas la réponse à vos questions dans la Politique, vous pouvez joindre notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

8.4 Être informé si vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé

Si nous utilisons vos renseignements personnels afin de rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous vous en aviserons au plus tard au moment où nous vous informerons de la décision. Dans un tel cas, vous avez également le droit, sur demande :

d’être informé des renseignements utilisés pour rendre la décision;
des raisons ainsi que des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision; et
de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;
de présenter vos observations à un membre de notre équipe en mesure de réviser la décision le cas échéant.

Vous pouvez vous prévaloir de ce droit en communiquant avec notre Responsable PRP aux cordonnées fournies à l’article 9.

8.5 Retirer votre consentement

Lorsque vous donnez votre consentement pour des fins secondaires, c’est-à-dire des fins qui ne sont pas essentielles pour vous offrir nos services, vous pouvez le retirer en tout temps, et ce sans conséquence.

Cependant, si vous refusez de nous fournir des renseignements personnels nécessaires à la fourniture de nos services ou nécessaire en vertu de la loi, il est possible que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir certains de nos services. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler notre engagement envers vous. Vous serez toutefois informés de la survenance d’une telle situation.

8.6 Insatisfaction en lien avec la gestion de vos renseignements personnels

Pour toutes question, préoccupation ou insatisfaction en lien avec la présente Politique ou en lien avec la gestion de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

9. COMMENT CONTACTER NOTRE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

La protection de vos renseignements personnels nous tient à cœur. Nous avons nommé un Responsable PRP qui veille au respect et à la mise en œuvre de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à l’aide des coordonnées suivantes :

Responsable PRP
2250, rue Léon-Harmel, Bureau 200
Québec, Québec, G1N 4L2
Tél. : 418-687-3824
[email protected]

10. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La présente Politique prend effet à la date mentionnée en haut de la page et remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions précédentes de la Politique peut être obtenu par une demande auprès de notre Responsable PRP.

La Politique est susceptible de faire l’objet de mises à jour à notre entière discrétion en fonction de l’évolution de nos pratiques et de la législation en matière de protection des renseignements personnels. Lorsque la Politique sera mise à jour, les modifications seront portées spécifiquement à votre connaissance et un avis sera disponible sur la page d’accueil de notre site Web. Lorsque les modifications sont d’une nature importante ou qu’elles requièrent votre consentement, nous vous en informerons par courriel si nous possédons votre adresse courriel.